Case Study

KI macht die Angebotserstellung skalierbar: 20 % Zeitersparnis pro Anfrage nach nur 4 Wochen

KAISER zählt zu den bedeutendsten europäischen Marken für Elektroinstallationsprodukte und -systeme. Seit über 120 Jahren steht das unabhängige Familienunternehmen für Innovationskraft, Qualität und Pioniergeist. Das Unternehmen setzt nicht nur neue Standards, sondern entwickelte Lösungen, die eine ganze Branche prägten und richtungsweisend für die Zukunft sind.

Herausforderung

Mit dem anhaltenden Erfolg des Unternehmens steigt auch die Zahl der eingehenden Anfragen kontinuierlich.

Jedes Jahr erstellt der Vertriebsinnendienst tausende Angebote für Bauprojekte unterschiedlichster Art.
Unterschiedliche Formate wie komplette Leistungsverzeichnisse, Auszüge, Produktlisten oder händlerspezifische Vorlagen müssen dabei zuverlässig verarbeitet werden.
Gleichzeitig enthalten die Anfragen sowohl eigene Fabrikate als auch Fremdfabrikate und produktneutral ausgeschriebene Positionen.
Die Sichtung, Datenerfassung und das Heraussuchen passender Produkte zu den angefragten Positionen band wertvolle Ressourcen.

Um die Effizienz der Angebotserstellung zu steigern und den steigenden Anfragezahlen strukturiert zu begegnen, wünschte sich KAISER eine konsequente digitale Transformation des gesamten Angebotsprozesses.

Lösung

Um das Volumen eingehender Anfragen nachhaltig und effizient bewältigen zu können, benötigte das Unternehmen einen neuen, skalierbaren Ansatz und entschied sich für kinisto als praxiserprobte KI-Software, die ganzheitlich und nah am Prozess ansetzt.

Eingehende Anfragen werden automatisch erkannt und strukturiert. Kundeninformationen, Bauvorhaben, Positionen und Fabrikate stehen sofort zur Verfügung.
Die Software schlägt im Anschluss passende Produkte zu den relevanten LV-Positionen vor. Die Mitarbeitenden prüfen diese nur noch, anstatt Positionen manuell einzugeben. Dabei lernt die KI kontinuierlich dazu und wird mit jedem fertigen Angebot präziser.
Die fertigen Angebotsdaten werden direkt ans ERP-System übergeben und lassen sich ohne Medienbruch weiterverarbeiten.
Selbst wenn mehrere Auszüge aus demselben LV eingehen, sorgt die Master-LV-Funktion dafür, dass ein konsistentes Angebot entsteht.

So kann KAISER das steigende Anfragevolumen souverän bewältigen und weiteres Wachstum ist problemlos möglich.

Ergebnis

Bereits wenige Wochen nach der Entscheidung für die Software konnte KAISER produktiv arbeiten – nicht zuletzt, da das kinisto-Team großen Wert auf klar definierte Onboarding-Prozess und enge Begleitung legt. Schnell zeigte sich auch die Wirkung der Digitalisierung mit kinisto deutlich:

Die Bearbeitungszeit pro Anfrage reduzierte sich signifikant – im Schnitt um mehr als ein Fünftel pro Anfrage, Tendenz steigend. Bei zehntausenden Anfragen pro Jahr ergibt das eine massive Kapazitätsentlastung.
Schon nach kurzer Einsatzzeit – ganz ohne aufwändige KI-Trainingsphase – waren die rund drei Viertel der KI-Produktvorschläge korrekt, was die Produktzuordnung stark erleichtert.
Das gesamte Team arbeitet ausnahmslos gern mit kinisto und empfindet die Nutzung der Software als starke Entlastung im Arbeitsalltag.

Aus einem ressourcenintensiven Prozess wurde ein skalierbares, digitales System, das das Unternehmenswachstum aktiv unterstützt. Das stetig wachsende Anfragevolumen lässt sich souverän bewältigen – mit deutlich reduzierter Bearbeitungszeit.

Das Onboarding mit kinisto verlief reibungslos und extrem schnell – man merkt sofort, wie viel Erfahrung das Team in solchen Prozessen hat. Unsere Mitarbeitenden haben die Software von Beginn an gut angenommen, auch dank der klaren Schulungen und Dokumentationen. Die Resultate sprechen für sich: bereits nach vier Wochen eine messbare, signifikante Zeiteinsparung und begeisterte Mitarbeitende.

Frank Druschel

Leiter Vertriebsinnendienst

Messbare Resultate nach den ersten 4 Wochen:

20 %

Zeitersparnis pro Anfrage

75 %

korrekte Produktvorschläge

100 %

Akzeptanz im Team

Fazit

Mit kinisto hat KAISER einen zukunftssicheren Weg gefunden, um steigende Anzahl an Anfragen effizient und präzise zu bearbeiten.

Die Kombination aus automatischer Datenerfassung, intelligenter Produktzuordnung und nahtloser Systemintegration sorgt für echte Entlastung im Alltag. So gewinnt das Team wertvolle Zeit für die Kundenberatung und kann gleichzeitig mehr Anfragen in kürzerer Zeit bearbeiten – ohne Qualitätseinbußen.

Das Ergebnis: ein skalierbarer Angebotsprozess, der Wachstum ermöglicht, Fachkräfte stärkt und die Innovationskraft des Unternehmens weiter unterstreicht.

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