FAQ

Antworten auf die wichtigsten Fragen

Anfragen

Wie kommen die Anfragen in die Software?

Jeder Ordner in kinisto hat eine eigene E-Mail-Adresse. Anfragen können an diese Adresse weitergeleitet werden – sowohl automatisiert oder natürlich auch einzeln durch Mitarbeiter:innen.

Aus Outlook lassen sich zudem Anfragen einfach per Drag-and-Drop in die Übersicht von kinisto ziehen. Diese werden dann ebenfalls ausgelesen.

Per API können Anfragen außerdem aus anderen Systemen an kinisto übermittelt werden.

Wie werden relevante Positionen erkannt?

Relevante Positionen in Leistungsverzeichnissen werden auf Basis von Schlagworten erkannt. Diese Schlagworte können selbst konfiguriert werden.

Was ist, wenn die Anfrage nicht im LV, sondern in der E-Mail steht?

In Einzelfällen ist das bereits jetzt möglich. Bald wird kinisto auch standardmäßig angefragte Positionen aus den E-Mails direkt auslesen können – zusätzlich zu den Positionen in LVs.

Was ist, wenn wir sowohl PDF als auch GAEB-Dateien erhalten?

kinisto liest sehr zuverlässig PDF-Leistungsverzeichnisse aus. Im Laufe der kommenden Monate wird auch die Unterstützung von GAEB-Dateien mit aufgenommen. Dann kann statt des PDF-Leistungsverzeichnisses auch das äquivalente GAEB-Leistungsverzeichnis verwendet werden.

Produktdaten

Wie kommen die Produktdaten ins System?

Starten Sie in die Testphase von 4 Wochen, lädt das Team von kinisto die Daten initial ins System, damit sie sehen können, wie kinisto mit Ihren Produktdaten funktioniert.

Wollen Sie kinisto im Anschluss weiter nutzen, wird normalerweise eine Spiegelung der ERP-Produktdaten nach kinisto eingerichtet.

Was, wenn ich konfigurierte Artikel habe (Varianten ohne feste Artikelnummer)?

Generell kann kinisto auch Produktvarianten vorschlagen. Das ist jedoch etwas komplexer, denn es kommt auf verschiedenste Faktoren an (gibt es Variantennummern / ist das Produkt frei konfigurierbar / gibt es einen Konfigurator).

Ob das intelligente Matching in Ihrem speziellen Fall möglich ist, prüfen wir am besten gemeinsam im Beratungsgespräch.

Können auch Preise in kinisto integriert werden?

In der Regel wird die Preislogik des ERP weiterverwendet, auch wenn die Auswahl der passenden Produkte in kinisto erfolgt. Eine Integration von Preisen und direkte Angebotserstellung aus kinisto wird voraussichtlich Ende dieses Jahres möglich sein.

Künstliche Intelligenz

Was an der Software ist KI bzw. intelligent?

In kinisto kommt künstliche Intelligenz zum Einsatz, um die Leistungsverzeichnisse zuverlässig auszulesen und die relevanten Positionen in großen Mengen an Text zu erkennen. Auch die Basisdaten, wie Bauvorhaben und Abgabedatum, werden mithilfe von KI aus den eingehenden E-Mails extrahiert.

Darüber hinaus basieren die intelligenten Produktvorschläge auf einem KI-basierten Abgleich zwischen Artikeldaten und den angefragten LV-Positionen. So kann kinisto automatisch passende Produkte aus dem Produktkatalog vorschlagen.

Welche Informationen werden außer den LV-Positionen noch automatisch erkannt?

kinisto erkennt das Bauvorhaben, das Abgabedatum und in Kürze auch welcher Kunde angefragt hat.

Wie funktioniert die KI für die Produktvorschläge?

kinisto merkt sich nach jedem fertigen Angebot, welche Produkte für welche angefragten Positionen angeboten wurden. Wenn nun in einer weiteren Anfrage ein ähnlicher Text wie in einer vergangenen Positionsbeschreibung steht, wird das entsprechende Produkt vorgeschlagen.

Die Software lernt also mit jedem erstellten Angebot dazu und die Vorschläge werden immer genauer bzw. passender.

Lernt kinisto dazu? Und wenn ja, wie funktioniert das?

Ja, kinisto lernt dazu. Bei jedem fertiggestellten Angebot merkt sich kinisto für jede LV-Position, welches Produkt angeboten wurde. So werden die Produktvorschläge mit der Zeit immer genauer und passender.

Initial kann kinisto auf Basis historischer Angebotsdaten oder Standard-Ausschreibungstexte ein “Lernvorsprung” gegeben werden. Das lohnt sich jedoch in der Regel nur, wenn die Daten bereits vorliegen und nicht extra erstellt werden müssen. Nachdem einige Angebote mit kinisto erstellt wurden, werden die Vorschläge auch ohne die Daten aus der Vergangenheit sehr schnell immer besser.

Wie viele abgeschlossene Angebote sind notwendig, damit die Produktvorschläge gut werden?

Das kommt auf das jeweilige Produktportfolio und die Art von Anfragen an. kinisto lernt kontinuierlich – oft sind bereits ab dem ersten Angebot schon erste passende Produktvorschläge zu sehen. Wir empfehlen je nach Komplexität des Produktportfolios mindestens 100-150 erstellte Angebote für gute Ergebnisse.

Ist es möglich, historische Angebote oder Herstellertexte als Trainingsdaten zu nutzen?

Ja. Historische Angebote müssen allerdings mit Verweis auf die LV-Nummer erstellt sein, in maschinenlesbarer Form vorliegen und das dazugehörige Leistungsverzeichnis vorhanden sein.

Was ist, wenn zu einer LV-Position mehrere Produkte angeboten werden sollten?

kinisto merkt sich auch, wenn mehrere Produkte angeboten wurden und kann Kombinationen vorschlagen.

Was ist, wenn ein Produktvorschlag nicht passt?

Durch einen Klick auf das vorgeschlagene Produkt erscheint eine Liste weiterer Vorschläge der KI, die direkt ausgewählt werden können. Alternativ kann über die intelligente Produktsuche in kinisto, die während dem Tippen in nahezu Echtzeit Produkte findet, eine passende Alternative aus dem kompletten Produktportfolio ausgesucht werden.

Wird mein Anlernen der KI für andere Kunden genutzt?

Nein, die von Ihnen abgeschlossenen Angebote werden nur für Ihre Produktvorschläge genutzt. Es gibt keine kundenübergreifende KI.

Was ist, wenn eine andere Mengeneinheit ausgeschrieben als in meinen Produktdaten angegeben?

Wenn ein Umrechnungsfaktor in den Produktdaten angegeben ist, rechnet kinisto automatisch um. Falls das nicht möglich ist, gibt kinisto einen Hinweis und die umgerechnete Menge kann vom Benutzer ergänzt werden.

Integration & Hosting

Wie wird kinisto ausgeliefert? On-premise oder Web-Anwendung?

kinisto ist eine reine Cloud-Webanwendung (Software as a Service). Es muss nicht von Ihnen installiert, betrieben oder gehostet werden. Sie haben automatisch immer die neueste Version.

Geht die Übertragung zu jedem ERP?

Bisher konnte kinisto an jedes System angebunden werden (selbstverständlich alle gängigen Systeme, wie SAP, Microsoft Business Central, Sage). Generell lässt sich jedes System mit REST-API gut anbinden.

Kennen wir ein System noch nicht, macht es Sinn, sich einmal im Detail auszutauschen – am besten im Beratungsgespräch gemeinsam mit jemandem aus Ihrer IT.

Welche Export-Formate und Schnittstellen werden unterstützt?

Formate: Excel, CSV, JSON, IDOC, weitere auf Anfrage

Schnittstellen: REST, SFTP

Kann auch ein CRM-System integriert werden?

Ja, ein CRM-System kann z.B. als Objekt- und Anfrageverwaltung genutzt werden. In diesem Fall kann kinisto über eine API direkt aus dem CRM die Anfragen erhalten.

Können die Daten auch an einen Konfigurator oder andere Systeme übermittelt werden?

Grundsätzlich ja. Wir haben bereits Kunden, bei denen das genau so funktioniert.

Es muss jedoch im Einzelfall geprüft werden, ob es möglich ist. Denn es kommt auf verschiedenste Faktoren an (welcher Konfigurator, welche Schnittstellen, etc.). Am besten eruieren wir das gemeinsam im Beratungsgespräch.

Wo wird kinisto gehostet?

kinisto wird bei einem unserer Cloud-Provider Microsoft Azure und Google Cloud Plattform gehostet.

Einführung

Wie lange dauert es, bis wir die Software mit eigenen Daten testen können?

Wenn der Testzeitraum vereinbart ist und Produktdaten da sind, laden wir diese in der Regel innerhalb von 1-2 Tagen ins System und es findet ein Onboarding-Termin statt. Gegebenenfalls wird vorab bereits ein ERP angebunden. Und natürlich müssen Sie und auch wir von kinisto einen passenden Startzeitpunkt für den Test finden.

In der Regel kann es innerhalb von 1-2 Wochen losgehen - in Einzelfällen kann es jedoch länger dauern.

Wie lange dauert es, bis ich die Software voll nutzen kann?

kinisto ist bereits im Testzeitraum voll nutzbar. Bei Gefallen bleibt die Software einfach im Einsatz.

Gegebenenfalls werden nach dem Testzeitraum noch weitere Konfigurationen vorgenommen, wie das automatische Update der Produktstammdaten. Die Software kann währenddessen jedoch weiter genutzt werden.

Was kostet kinisto? Ab wie vielen Anfragen lohnt sich der Einsatz kommerziell?

kinisto wird als Software as a Service genutzt und Unternehmen können auf Basis Ihres Anfragevolumens Kontingente buchen. Das kleinste Kontingent liegt in der Regel bei 500 Anfragen pro Monat. Der Einsatz kann sich jedoch bereits bei weniger Anfragen lohnen, je nach bislang notwendiger Bearbeitungszeit.

Datensicherheit

Welche Maßnahmen trifft kinisto für die Datensicherheit?

Die Datenverarbeitung in kinisto erfolgt DSGVO-konform und in Rechenzentren, die nach aktuellem Stand der Technik geschützt sind. Daten verschiedener Kunden sind logisch voneinander getrennt. Daten werden verschlüsselt gespeichert.

Ihre Daten gehören nur Ihnen und werden nicht anders genutzt. Auch nicht zum KI-Training – außer für die eigenen Produktvorschläge. Selbstverständlich gibt es standardmäßig einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und eine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen nach DSGVO (TOMs).

Werden meine Daten anderweitig genutzt? Wem gehören die in kinisto erstellen Daten?

Alle hochgeladenen sowie in kinisto erstellten Daten gehören dem Kunden und werden nicht anderweitig verwendet.

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