Case Study

Durchgängiger digitaler Angebotsprozess verkürzt die Reaktionszeiten und schafft Transparenz

SCHAKO, ein traditionsreicher Pionier der Lüftungs- und Klimatechnik aus Kolbingen, steht seit 1928 für Innovation und höchste Qualität. Als Erfinder des Drallauslasses und führender Hersteller von Komponenten und Systemen für Lüftungs-, Klima-, Brandschutz- und Entrauchungstechnik bedient das Unternehmen Kunden in ganz Europa. Mit fünf Produktionsstandorten und als Teil der internationalen SCHAKO Group zählt SCHAKO zu den Technologieführern der Branche.

Grenzen traditioneller Angebotsprozesse

Die wachsende Nachfrage nach maßgeschneiderten Lüftungslösungen für gewerbliche und öffentliche Gebäude brachte jedoch neue Herausforderungen mit sich - insbesondere im komplexen Angebotswesen der technischen Gebäudeausrüstung.

Herausforderung

Mit dem kontinuierlichen Wachstum und der steigenden Nachfrage nach maßgeschneiderten Lüftungslösungen sah sich SCHAKO vor typischen Herausforderungen der Branche gestellt:

Traditioneller Angebotsprozess: SCHAKO verfügte bereits über eine zentrale Anfrageverwaltung, jedoch basierte der gesamte Prozess auf Papierformaten. Dies führte naturgemäß zu längeren Laufzeiten, erhöhtem administrativem Aufwand und eingeschränkter Transparenz im Bearbeitungsstatus.
Wachsende Komplexität: Die steigenden Anforderungen an technische Lösungen und die zunehmende Anzahl von Anfragen erforderten eine effizientere Koordination zwischen den verschiedenen Fachbereichen - von der technischen Planung bis zum Vertrieb.
Begrenzte Prozessoptimierung: Der traditionelle Ansatz bot wenig Möglichkeiten zur systematischen Analyse und kontinuierlichen Verbesserung der Arbeitsabläufe.
Skalierungsherausforderungen: Bei steigendem Auftragsvolumen wurde es zunehmend schwieriger, die gewohnt hohe Qualität und Reaktionsgeschwindigkeit beizubehalten.

Diese Herausforderungen sind typisch für erfolgreich wachsende Unternehmen der technischen Gebäudeausrüstung und boten SCHAKO die Chance, durch intelligente Digitalisierung die nächste Entwicklungsstufe zu erreichen.

Lösung

SCHAKO entschied sich für den Einsatz von kinisto, der intelligenten Software zur Anfrageverwaltung und Angebotserstellung. Über die reine Digitalisierung des papierbasierten Prozesses hinaus bietet kinisto intelligente Funktionen, die den gesamten Angebots-Workflow optimieren:

Automatisierte Anfrageerfassung: Alle eingehenden Anfragen werden zentral in kinisto erfasst und automatisch kategorisiert.
Intelligente Priorisierung: Das System unterstützt bei der strategischen Bewertung und Priorisierung von Anfragen basierend auf Projektgröße, Deadline und Erfolgswahrscheinlichkeit.
Nahtlose Kollaboration: Alle beteiligten Mitarbeiter - von der technischen Beratung über die Produktspezialisten bis hin zum Vertrieb - arbeiten gemeinsam auf der kinisto Plattform.
KI-unterstützte Angebotserstellung: Intelligente Produktvorschläge und automatisierte Kategorisierungen beschleunigen die Angebotserstellung erheblich.
Transparente Prozesskontrolle: Jeder Bearbeitungsschritt wird nachvollziehbar dokumentiert, Engpässe werden sofort sichtbar.

kinisto macht unseren Angebotsprozess nicht nur digital, sondern erstmals messbar. Wir sehen, wo es hakt – und können gezielt optimieren. Nach und nach erschließen wir das volle Potenzial der Software, etwa durch KI-gestützte Variantenerkennung.

Alexander Bacher

Chief Information Officer

Ergebnis

Die Einführung von kinisto hat bei SCHAKO zu messbaren Verbesserungen geführt:

Effizientere Angebotserstellung: SCHAKO erstellt jeden Monat mehrere tausend Angebote über kinisto - effizient, digital und mit automatisierten Workflows.
Schnellere Angebotsabgabe: Durch den optimierten Workflow kann SCHAKO nicht nur mehr Angebote in gleicher Zeit erstellen, sondern gibt diese auch früher ab. Die verbesserte Reaktionsgeschwindigkeit stärkt die Wettbewerbsposition des Unternehmens.
Optimierte Kollaboration: Die Anfrageverwaltung, Priorisierung und Zusammenarbeit zwischen den Fachbereichen funktioniert mit kinisto reibungslos und effizient. Durch die Kollaborations- und Workflow-Funktionen wie Zuweisungen, konfigurierbare Statuswerte und Tags, Automatisierungsregeln sowie die vollständige Anfragehistorie haben alle Mitarbeitenden immer die Informationen, die sie benötigen.
Vollständige Digitalisierung: Der neue Angebotsprozess ist durchgängig digital. Alle beteiligten Mitarbeiter arbeiten auf der einheitlichen kinisto Plattform zusammen - von der ersten Anfrage bis zur finalen Angebotsabgabe.
Nie dagewesene Transparenz: Durch den vollständig digitalen Prozess hat SCHAKO erstmals vollständige Transparenz über den gesamten Angebotsprozess. Das Unternehmen weiß nun genau, welche Bottlenecks im Prozess weiter optimiert werden müssen und wo gezielte Unterstützung den größten Mehrwert generiert.
Kontinuierliche Prozessoptimierung: Die detaillierten Analysen ermöglichen es SCHAKO, den Angebotsprozess kontinuierlich zu verfeinern und weitere Effizienzsteigerungen zu realisieren.

Ein entscheidender Faktor für den Erfolg war die enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit kinisto während der Implementierungsphase. Der Go-Live verlief reibungslos, obwohl Mitarbeitende aus verschiedenen Fachbereichen gleichzeitig auf die neue Plattform umgestellt wurden. Diese nahtlose Einführung legte den Grundstein für die schnelle Akzeptanz und den sofortigen Nutzen der neuen Lösung.

Die Transformation zeigt sich in vielen Details des Arbeitsalltags:

Volumen: Mehrere tausend Angebote werden monatlich über kinisto abgewickelt
Geschwindigkeit: Spürbar verkürzte Bearbeitungszeiten durch optimierte Workflows
Qualität: Frühere Angebotsabgabe durch effizientere Prozesse
Transparenz: Vollständige Nachvollziehbarkeit aller Bearbeitungsschritte
Mitarbeiterzufriedenheit: Entlastung der Teams durch Automatisierung wiederkehrender Aufgaben

Durch die Digitalisierung haben wir in der Angebotsbearbeitung deutlich mehr Transparenz erreicht. Die Anfragen werden jetzt noch schneller bearbeitet, was unsere Effizienz erheblich steigert. Durch die Zusammenarbeit mit kinisto sind wir deutlich flexibler geworden.

Konstantin Belousow

Stv. Leiter Angebotsabteilung

Fazit

Die Einführung von kinisto hat den Angebotsprozess bei SCHAKO grundlegend transformiert. Durch die vollständige Digitalisierung, intelligente Automatisierung und Schaffung einer zentralen Kollaborationsplattform konnte das Unternehmen seine Angebotserstellung revolutionieren.

Die Kombination aus gesteigertem Volumen, verkürzten Bearbeitungszeiten und nie dagewesener Transparenz verschafft SCHAKO einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil. Das Unternehmen kann nun schneller und präziser auf Kundenanfragen reagieren, während gleichzeitig Ressourcen für strategische Aufgaben freigesetzt werden.

Mit kinisto hat SCHAKO den entscheidenden Schritt in die digitale Zukunft des Angebotswesens gemacht - eine Investition, die SCHAKO optimal für die steigenden Anforderungen der technischen Gebäudeausrüstung positioniert.

Gehen Sie den ersten Schritt zur KI-gestützten Angebotserstellung

Digitale Vorreiter in der Bauzulieferbranche revolutionieren ihre Angebotserstellung mit kinisto.

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