Case Study

GEFA Fabritz: Vom Nadel im Heuhaufen-Problem zur effizienten Angebotsbearbeitung

GEFA Fabritz aus Krefeld hat sich als Spezialist für innovative Produkte im Garten- und Landschaftsbau etabliert. Mit einem breiten Portfolio in den Bereichen Baumverankerung, Kronensicherung, Wurzelmanagement und Bewässerungssysteme bedient das Unternehmen professionelle Kunden und kommunale Einrichtungen.

Herausforderung

Die täglichen Herausforderungen in der Angebotsabteilung von GEFA Fabritz waren vor der Einführung von kinisto erheblich:

Umfangreiche PDF-Leistungsverzeichnisse: Die Mitarbeiter erhielten regelmäßig Leistungsverzeichnisse mit teilweise mehreren hundert Seiten im PDF-Format.
Nadel-im-Heuhaufen-Problematik: Von diesen umfangreichen Dokumenten waren oft nur wenige Positionen für GEFA Fabritz relevant - “200 Seiten PDF, von denen zwei relevant sind - aber welche zwei weiß man erst, wenn man alle 200 gelesen hat.”
Zeitintensive manuelle Durchsicht: Die komplette Durchsicht der Dokumente band wertvolle Ressourcen, die dem Team für die eigentliche Angebotsgestaltung und Kundenberatung fehlten.
Medienbrüche im Prozess: Nach der aufwändigen Identifikation relevanter Positionen mussten diese noch manuell im ERP-System eingegeben werden.

Für ein mittelständisches Unternehmen wie GEFA Fabritz war dieser ineffiziente Prozess zunehmend problematisch - besonders in einem Markt, in dem schnelle Reaktionszeiten und präzise Angebote entscheidend sind.

Lösung

Nach einer intensiven Evaluierungsphase entschied sich GEFA Fabritz für die Implementierung von kinisto als zentrale Lösung für das Angebotsmanagement. Der neue digitale Workflow revolutionierte den Angebotsprozess: Intelligente Automatisierung statt manueller Fleißarbeit.

Automatische LV-Analyse: Statt mehrere hundert Seiten manuell durchzublättern, erkennt kinisto automatisch relevante Positionen in Leistungsverzeichnissen - ein absoluter Gamechanger für das Team.
Zeitreduktion von Stunden auf Minuten: Wo Mitarbeiter zuvor mehrere Stunden für die Durchsicht eines umfangreichen Leistungsverzeichnisses benötigten, erfassen sie die relevanten Positionen jetzt innerhalb von Minuten.
KI-basierte Produktvorschläge: Das System schlägt für identifizierte Positionen bereits passende Produkte aus dem GEFA-Portfolio vor, was den Bearbeitungsprozess weiter beschleunigt.
Nahtlose ERP-Integration: Dank der flexiblen Schnittstellen und Export-Formate konnte kinisto problemlos an das bestehende ERP-System angebunden werden.

Ergebnis

Die Implementierung von kinisto hat bei GEFA Fabritz zu einer umfassenden Transformation des Angebotsprozesses geführt. Besonders bemerkenswert war dabei die schnelle Adaption des Systems durch die Mitarbeiter:innen. Die unmittelbar spürbaren Vorteile sorgten für eine hohe Akzeptanz im Team.

1. Von der Suche zur gezielten Bearbeitung

Vorher: Ein 200-seitiges LV erforderte mehrere Stunden konzentrierter Durchsicht, um die wenigen relevanten Positionen zu identifizieren.

Nachher: Dieselben relevanten Positionen werden von kinisto automatisch erkannt und hervorgehoben. Die Mitarbeiter können sofort mit der Angebotsbearbeitung beginnen.

2. Von manueller Eingabe zu intelligenten Vorschlägen

Vorher: Nach der Identifikation relevanter Positionen mussten die passenden Produkte ausgewählt und manuell im System erfasst werden.

Nachher: Die Software schlägt automatisch passende Produkte vor. Bei wiederkehrenden Positionen ist der Vorschlag oft so präzise, dass die Mitarbeiter nur noch kontrollieren und bestätigen müssen.

3. Von fragmentierten Prozessen zur durchgängigen Digitalisierung

Vorher: Die Angebotsdaten mussten manuell im ERP-System eingetragen werden, was zusätzlichen Aufwand und potenzielle Fehlerquellen bedeutete.

Nachher: Dank der Schnittstellenanbindung können fertige Angebote direkt ins ERP-System exportiert werden – ohne Medienbrüche, ohne Übertragungsfehler.

kinisto hat unsere tägliche Arbeit grundlegend verändert. Was früher ein frustrierendes Durchforsten hundertseitiger PDFs bedeutete, ist heute ein effizienter, digitaler Prozess. Besonders die automatische Erkennung relevanter LV-Positionen ist für uns ein absoluter Gamechanger. Unsere Mitarbeiter haben sich erstaunlich schnell an die neue Software gewöhnt und möchten sie nicht mehr missen.

Katharina Heinrich

Leiterin Angebotsabteilung

Die durch kinisto gewonnene Effizienz ermöglicht es GEFA Fabritz, Ressourcen neu zu verteilen. Statt Zeit in das manuelle Durchforsten von Dokumenten zu investieren, kann sich das Team nun stärker auf die qualifizierte Kundenberatung und die strategische Angebotsgestaltung konzentrieren.

Die Digitalisierung des Angebotsprozesses hat sich für GEFA Fabritz als wichtiger Wettbewerbsvorteil erwiesen. In einem Markt, in dem Schnelligkeit und Präzision entscheidend sind, kann das Unternehmen jetzt deutlich agiler agieren.

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