Case Study

Halber Aufwand, klare Struktur: Hornbach Baustoff Union digitalisiert den Angebotsprozess

Niederlassung der Hornbach Baustoff Union

Die Hornbach Baustoff Union ist mit ihren derzeit 39 Niederlassungen im Südwesten einer der größten Baustoffhändler Deutschlands und Teil des unabhängigen, familiengeführten Großunternehmens HORNBACH.

Sortiment und Leistungsspektrum sind konsequent auf die Bedürfnisse gewerblicher Kunden aus dem Bauhaupt- und Ausbaugewerbe sowie auf private Bauherren ausgerichtet.

Jeder Standort pflegt individuell die Nähe zu seinen lokalen Kunden und Partnern. Diese Fokussierung macht die Stärke der Hornbach Baustoff Union aus.

Vollsortimenter für Profis am Bau

Die Hornbach Baustoff Union bietet ihren Kunden ein breites Sortiment – von Baustoffen für Hoch- und Tiefbau über Garten- und Landschaftsbau bis hin zu Dach und Holz, Fliesen und Sanitär, Putz- und Trockenbau, Bauelementen und Bodenbelägen sowie Werkzeugen und Maschinen.

Herausforderung

Die Zahl der Ausschreibungen, die bei der Hornbach Baustoff Union eingehen, steigt stetig. Damit wuchsen auch die Anforderungen an den Angebotsprozess:

Aufwendige Lieferantenanfragen: Jede Ausschreibung musste gesichtet und aufgeteilt werden, bevor die Anfragen an die Lieferanten gehen konnten. Dieser erste Arbeitsschritt kostete besonders viel Zeit.
Hoher Organisationsaufwand: Die Mitarbeitenden und Standorte organisierten Anfragen, Angebote und Lieferantenpreise sehr gewissenhaft in Ordnerstrukturen. Diese Sorgfalt hatte jedoch ihren Preis: Die Organisation war sehr aufwendig.
Zeitintensive Angebotsnachverfolgung: Die Hornbach Baustoff Union behält jedes Angebot bis zur Vergabe im Blick, um ihre Kunden bestmöglich zu begleiten – eine Kernaufgabe, die das Team schon immer mit großem Engagement verfolgt. Weil dafür passende Tools fehlten, war damit viel Aufwand verbunden.
Abstimmung per E-Mail und Telefon: Ob ein Objekt bereits an einer anderen Niederlassung gerechnet wurde, mussten die Häuser per E-Mail oder Telefon klären.

Lösung

Nach dem Vergleich mehrerer Anbieter entschied sich die Hornbach Baustoff Union für kinisto. Ausschlaggebend war, dass das System nachvollziehbar, logisch und intuitiv aufgebaut ist und genau zum eigenen Prozess passt:

Struktur und Übersicht für jede Anfrage: Workflow-Funktionen bringen Struktur in jede Anfrage. Alle Mitarbeitenden haben jederzeit alle Informationen zu jeder Anfrage verfügbar – vom Bearbeitungsstatus bis zu den Lieferantenpreisen.
Lieferantenanfragen mit wenigen Klicks: Leistungsverzeichnisse werden in kinisto hochgeladen und automatisch aufbereitet. Die Anfragen an die Lieferanten gehen direkt aus kinisto raus, und die Rückmeldungen werden automatisch in das eigene Angebot übernommen.
Anbindung an Unitrade: kinisto ist direkt an das ERP-System Unitrade angebunden. So fließen die Daten ohne manuelle Übertragung in die bestehenden Prozesse.
Zentraler Dreh- und Angelpunkt: In kinisto laufen alle Informationen zu Objektangeboten zusammen – von der Anfrage über die Lieferantenpreise bis zum fertigen Angebot. Jeder Vorgang ist nach Bauvorhaben archiviert und jederzeit schnell auffindbar.
Standortübergreifende Zusammenarbeit: Alle Niederlassungen arbeiten auf derselben Plattform. Die Mitarbeitenden sehen sofort, ob ein Objekt bereits an einem anderen Standort angefragt wurde, und können die Bearbeitung direkt übernehmen.

Die Arbeit mit kinisto ist für uns eine große Unterstützung. Insbesondere bei einem hohen Anfragevolumen können wir Anfragen viel effizienter bearbeiten. Ich möchte nicht zum alten Prozess zurück.

Robert Weidig

Kalkulator Hochbau, Niederlassung Saarbrücken-Gersweiler

Ergebnis

LKW im Lager der Hornbach Baustoff Union

Mit kinisto hat die Hornbach Baustoff Union ihren Angebotsprozess spürbar verbessert:

Über 50 % Zeitersparnis: Nach der Einarbeitung erstellen die Mitarbeitenden Angebote mit weniger als der Hälfte des bisherigen Aufwands – und bewältigen so deutlich mehr Anfragen
Klare Struktur im gesamten Angebotsprozess: Von der Anfrage über die Bearbeitung bis zur Nachverfolgung – alle Arbeitsschritte folgen einer einheitlichen, logischen Struktur
Archivierung ohne Zusatzaufwand: Jedes Objektangebot ist automatisch archiviert und nach Bauvorhaben auffindbar. Separate Ordnerstrukturen sind nicht mehr nötig
Einfachere Angebotsnachverfolgung: Nach der Submission ist sofort für jeden einsehbar, welchen Kunden welches Angebot vorliegt. So lässt sich jedes Angebot deutlich einfacher als früher bis zur Vergabe begleiten
Standortübergreifende Transparenz: Alle Niederlassungen sehen, welche Objekte bereits gerechnet wurden. Angebote können aus anderen Standorten übernommen und flexibel auf die Bedürfnisse des eigenen Standorts angepasst werden

Zusammenarbeit

Die Hornbach Baustoff Union startete mit einem Pilotprojekt. Dabei überzeugte kinisto auf ganzer Linie:

Einfache Handhabung: kinisto ist schnell erlernt und passt sehr gut zum eigenen Angebotsprozess.
Zeitsparende Nutzung: Vom Hochladen der Ausschreibung bis zum Angebot ist jeder Arbeitsschritt effizient – inklusive nahtloser Anbindung an Unitrade.
Alles an einem Ort: Anfragen werden in kinisto bearbeitet, sortiert, archiviert und nachverfolgt – strukturiert und für alle zugänglich.
Schneller Support: Fragen wurden sehr schnell beantwortet, und das Team von kinisto ist flexibel auf individuelle Anforderungen der Hornbach Baustoff Union eingegangen.

Nach weniger als drei Monaten stand die Entscheidung fest: Die Hornbach Baustoff Union rollt kinisto in der gesamten Unternehmensgruppe aus.

Ausschlaggebend für die Entscheidung zugunsten von kinisto waren die klare Systemlogik sowie die einfache und intuitive Bedienung. Im praktischen Einsatz hat sich gezeigt, dass die Angebotserstellung mit der Software effizienter durchgeführt werden kann. Der erforderliche Aufwand hat sich in vielen Fällen nahezu halbiert. Die Zusammenarbeit mit dem kinisto-Team war professionell und konstruktiv. Anforderungen und Rückfragen wurden zeitnah aufgenommen und umgesetzt.

Dirk Haffner

Stv. Niederlassungsleiter & Abteilungsleiter Hoch-/Tief- und Galabau, Niederlassung Schiffweiler-Heiligenwald

Messbare Resultate mit kinisto:

50 %

weniger Aufwand bei der Angebotserstellung

< 3 Monate

vom Pilotstart bis zur Rollout-Entscheidung

Fazit

Mit kinisto hat die Hornbach Baustoff Union ihren Angebotsprozess auf eine einheitliche digitale Basis gestellt. Die Mitarbeitenden erstellen Angebote mit über 50 % weniger Aufwand und bewältigen damit deutlich mehr Anfragen als zuvor.

Gleichzeitig ist kinisto der zentrale Dreh- und Angelpunkt für jeden Arbeitsschritt – von der Lieferantenanfrage über die Archivierung bis zur Angebotsnachverfolgung. Mit dem Rollout in der gesamten Gruppe arbeiten künftig alle Niederlassungen auf dieser gemeinsamen Plattform zusammen. So ist die Hornbach Baustoff Union bestens aufgestellt, um die wachsende Zahl an Ausschreibungen effizient in Aufträge zu verwandeln.