Case Study

Digitalisierung des Angebotsprozesses entlastet Fachabteilungen und steigert die Effizienz

Hekatron zählt zu den führenden Anbietern im anlagentechnischen Brandschutz und vereint zahlreiche Produkte, Systeme und Lösungen unter seinem Dach – von Brandmeldeanlagen über Feststellanlagen bis hin zu Sonderbrandmeldetechnik. Mit über 60 Jahren Erfahrung und hoher Innovationskraft steht Hekatron für zuverlässige Brandschutztechnik.

Herausforderung

Tausende Ausschreibungen jährlich mit hunderten Positionen stellten die Angebotsabteilung von Hekatron vor erhebliche Kapazitäts- und Zeitprobleme.

Jährlich gehen bei Hekatron mehrere tausend Anfragen mit umfangreichen Leistungsverzeichnissen (LVs) ein – oft mit hunderten Positionen, die jeweils geprüft, kalkuliert und zugeordnet werden müssen.
Die manuelle Erfassung der Positionen und die Suche nach passenden Produkten verursachte für die Planungs- und Projektierungsabteilung erheblichen Aufwand und beschäftigte wertvolle Fachkräfte stundenlang.
Dass in den Ausschreibungen und Anfragen nicht nur Eigenfabrikate von Hekatron, sondern regelmäßig Fremdfabrikate angegeben werden, erschwerte den Prozess zusätzlich.

Hekatron wünschte sich, den Prozess nachhaltig zu digitalisieren und vor allem die Fachkräfte gezielt zu entlasten.

Lösung

Mit kinisto setzte Hekatron auf die Automatisierung repetitiver Tätigkeiten und die KI-gestützte Unterstützung der Fachkräfte. Der Fokus lag klar auf der Optimierung der LV-Bearbeitung und einer verbesserten Prozessstruktur.

Automatisches Anfragemanagement: kinisto erkennt sofort nach Eingang alle relevanten Anfragedetails – Positionen in den LVs, genannte Fabrikate, Abgabetermine sowie Kunden- und Projektdaten. Manuelle Dateneingabe entfällt komplett.
Strategische Priorisierung: Die Software unterstützt bei der Bewertung und Priorisierung von Anfragen basierend auf Projektgröße, Umfang und Abgabefristen.
KI-Produktvorschläge: Bei der Bearbeitung der LVs schlägt kinisto automatisch passende Produkte vor, was die Arbeit erheblich beschleunigt. Die Mitarbeitenden prüfen und korrigieren lediglich bei Bedarf. Abtippen von Positionen oder manuelles Heraussuchen von Produkten ist nicht mehr notwendig.
Nahtlose Kollaboration: Das Team arbeitet bei der Angebotserstellung auf einer gemeinsamen Plattform mit klarer Aufgabenverteilung und ohne Doppelarbeit.
Transparente Prozesskontrolle: Jeder Bearbeitungsschritt wird nachvollziehbar dokumentiert, Engpässe werden sofort sichtbar.

Die Einführung von kinisto erfolgte reibungslos: Bereits nach wenigen Tagen konnten die ersten Leistungsverzeichnisse über die Plattform verarbeitet werden.

Ergebnis

Die Einführung von kinisto zeigte bereits im Testzeitraum deutliche Erfolge – mit Effekten, die sich nun weiter kontinuierlich verstärken.

Messbare Resultate nach nur 4 Wochen:

100 % Akzeptanz im Team – die Software wurde als sehr praxistauglich und intuitiv bedienbar wahrgenommen
80 % korrekte Produktvorschläge – die benötigte Zeit für Produktzuordnung reduzierte sich sehr schnell erheblich
Signifikant verkürzte Bearbeitungszeiten – aufwendige Routinetätigkeiten wie das manuelle Abtippen von LV-Positionen entfielen komplett

Nachhaltige Prozessverbesserung, die skaliert:

Effizientere Angebotserstellung: Dank der Digitalisierung des Prozesses erstellt Hekatron Angebote schneller und mit optimiertem Ressourceneinsatz.
Kontinuierliche Optimierung: Mit jeder Korrektur lernt die KI dazu, wodurch die Trefferquote bei den Produktvorschlägen immer weiter steigt und der Prozess der LV-Bearbeitung sich noch weiter beschleunigt.
Zukunftsfähiges Team: Die Automatisierung der repetitiven Aufgaben ermöglicht es den Fachkräften, ihre Expertise optimal einzusetzen und neue Mitarbeiter:innen finden sich schnell ein.
Gestärkte Wettbewerbsposition: Schnellere Reaktionszeiten und höhere Angebotsqualität steigern die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens nachhaltig.

Die beschleunigte Angebotserstellung steigert nicht nur die Effizienz, sondern verbessert auch die Planbarkeit und Qualität im gesamten Angebotsprozess.

Wir konnten ohne langen Setup-Prozess nach wenigen Tagen loslegen und waren beeindruckt von der Treffgenauigkeit der Produktvorschläge. Die Software ist einfach zu bedienen und passt perfekt zu unserem Prozess – dadurch erstellen wir heute Angebote deutlich schneller als zuvor.

Alexander Schöpflin

Leiter Planungs- und Projektierungsabteilung

Fazit

Die Automatisierung ermöglicht es den Mitarbeitenden, sich auf ihre Fachexpertise zu konzentrieren, statt wertvolle Zeit mit repetitiven Tätigkeiten zu verbringen.

Mit kinisto hat Hekatron einen nachhaltigen Weg gefunden, den steigenden Anforderungen im Angebotsprozess gerecht zu werden. Die Kombination aus KI-gestützten Produktvorschlägen, automatisierter Datenerfassung und zentraler Kollaborationsplattform schafft nicht nur sofortige Effizienzgewinne, sondern etabliert einen Prozess, der sich stetig weiter entwickelt. Die durch die Automatisierung freigewordenen Kapazitäten nutzt Hekatron gezielt, um die KI weiter zu trainieren und die Qualität der Angebote kontinuierlich zu verbessern.

Die hohe Akzeptanz im Team und die schnell messbaren Resultate zeigen: Digitalisierung funktioniert dann am besten, wenn sie die Menschen entlastet statt ersetzt. Hekatron kann nun mehr Anfragen in kürzerer Zeit bearbeiten, ohne die Qualität zu gefährden – und positioniert sich damit zukunftssicher in einem wettbewerbsintensiven Markt.

Das Ergebnis ist ein leistungsfähigeres Team, zufriedenere Mitarbeitende und eine gestärkte Marktposition durch schnellere, präzisere Angebotsabgabe.

In der Hälfte der Zeit zum Angebot: Jetzt persönliche kinisto-Demo vereinbaren

Digitale Vorreiter der Bauzulieferbranche revolutionieren ihre Angebotserstellung mit kinisto. Entdecken Sie in unserer Live-Demo, wie KI Ihren bestehenden Workflow mit intelligenten Funktionen ergänzt und Ihnen noch mehr Zeit für wertschöpfende Aktivitäten verschafft.

Termin vereinbaren