Case Study

9 Standorte, ein digitaler Angebotsprozess – Baustoff Brandes rollt kinisto in nur 4 Wochen aus

Die Baustoff Brandes GmbH gehört mit über 125 Jahren Unternehmensgeschichte zu den etabliertesten Baustoff-Großhändlern in Norddeutschland. Seit der Gründung 1899 in Peine hat sich das Familienunternehmen vom Hersteller von Zementdachplatten zu einem modernen Vollsortimenter mit 9 Standorten und rund 210 Mitarbeitenden entwickelt.

Vollsortimenter mit regionaler Stärke

Als Mitglied der Eurobaustoff-Kooperation beliefert Brandes mit einem Fuhrpark von 30 LKW vor allem Geschäftskunden – Bauträger, Bauunternehmen und Handwerksbetriebe. Das Sortiment reicht von Hoch- und Tiefbaumaterialien über Dach- und Dämmsysteme bis hin zu Fliesen und Bodenbelägen. Rund 80 % des Umsatzes entfallen auf den professionellen B2B-Bereich.

Herausforderung

Als wachsender Baustoff-Großhändler mit neun Standorten stand Brandes vor typischen Herausforderungen der Branche:

Hohe Anzahl eingehender Anfragen: Die Vielzahl der Kundenanfragen mit umfangreichen Leistungsverzeichnissen erforderte erhebliche Kapazitäten in der Bearbeitung.
Verteilte Bearbeitung über mehrere Standorte: Anfragen werden an verschiedenen Standorten bearbeitet, was die Koordination erschwerte und zu Intransparenz im Bearbeitungsstatus führte.
Zeitintensive manuelle Prozesse: Das Sichten der Leistungsverzeichnisse, das Erstellen und Nachverfolgen von Lieferantenanfragen sowie die manuelle Eingabe in das ERP-System banden wertvolle Arbeitszeit der Mitarbeitenden.

Brandes suchte nach einer Lösung, die den gesamten Kunden-Anfrage-Prozess standortübergreifend digitalisiert und die Mitarbeitenden von repetitiven Aufgaben entlastet.

Lösung

Mit kinisto entschied sich Brandes für eine ganzheitliche Digitalisierung des Angebotswesens – von der Anfragesichtung bis zur Lieferantenkommunikation:

Automatische Anfragesichtung: Eingehende Leistungsverzeichnisse werden sofort analysiert. Die Mitarbeitenden erhalten auf einen Blick eine vollständige Übersicht über alle enthaltenen Positionen – ohne manuelles Durcharbeiten.
Zentrale Anfrageverwaltung und Priorisierung: Alle Anfragen werden standortübergreifend in einer Plattform gebündelt, priorisiert und transparent nachverfolgt. Jeder Standort sieht sofort, welche Anfragen anstehen und wie der Bearbeitungsstatus ist.
Digitale Lieferantenanfragen: Das Versenden von Lieferantenanfragen erfolgt direkt aus kinisto – deutlich schneller als zuvor. Eingehende Antworten werden automatisch in der Plattform erfasst, was die Übersichtlichkeit erheblich verbessert.
KI-gestützte LV-Bearbeitung: kinisto liefert automatische Artikelvorschläge und eine schnelle LV-Übersicht, die den Bearbeitungsaufwand pro Anfrage signifikant reduziert.
Standortübergreifende Zusammenarbeit: Teams an allen neun Standorten arbeiten auf derselben Plattform – mit einheitlichen Prozessen, klarer Aufgabenverteilung und vollständiger Transparenz.

Ergebnis

Der Rollout von kinisto bei Baustoff Brandes verlief bemerkenswert schnell – mit einer Akzeptanz, die alle Erwartungen übertraf:

Über 40 Mitarbeitende an 9 Standorten nutzen kinisto bereits nach vier Wochen aktiv für ihre tägliche Angebotserstellung
Sofortige Übersicht über alle Anfragen: Das zeitaufwändige manuelle Sichten von Leistungsverzeichnissen entfällt – die Mitarbeitenden sehen auf einen Blick, was in jeder Anfrage steckt
Deutlich schnellere Lieferantenanfragen: Der gesamte Prozess von der Anfrage bis zur Antwort ist strukturierter und übersichtlicher – Rückmeldungen der Lieferanten werden automatisch erfasst
Standortübergreifende Transparenz: Alle Standorte arbeiten auf einer gemeinsamen Plattform mit einheitlichem Bearbeitungsstatus – Doppelarbeit und Abstimmungsprobleme gehören der Vergangenheit an
Hohe Nutzerakzeptanz: Die intuitive Bedienung und der direkte Mehrwert im Tagesgeschäft sorgen für eine breite Akzeptanz bei den Mitarbeitenden

Die Einführung von kinisto ging bemerkenswert schnell – auch dank unseres flexiblen ERP-Systems, das die Anbindung erheblich erleichtert hat. Mit einem starken Kernteam konnten wir den Veränderungsprozess intern gezielt vorantreiben, sodass unsere Mitarbeitenden die Software vom ersten Tag an sehr gut angenommen haben. Die Lösung passt perfekt zu unserem Prozess und ist aus dem Tagesgeschäft nicht mehr wegzudenken.

Carsten Zoll

Geschäftsführer

Erfolgreicher Rollout in nur 4 Wochen:

> 40

Mitarbeitende nutzen kinisto täglich

Standorte auf einer Plattform

Fazit

Mit kinisto hat Baustoff Brandes den Angebotsprozess über alle neun Standorte hinweg auf eine einheitliche digitale Basis gestellt. Die Kombination aus automatischer Anfragesichtung, zentraler Anfrageverwaltung und digitalen Lieferantenanfragen schafft einen durchgängig strukturierten Workflow – von der eingehenden Anfrage bis zum fertigen Angebot.

Besonders bemerkenswert ist die Geschwindigkeit des Rollouts: Bereits vier Wochen nach Start nutzen über 40 Mitarbeitende die Plattform aktiv in ihrem Tagesgeschäft. Die hohe Akzeptanz zeigt, dass Digitalisierung dann gelingt, wenn sie direkt spürbaren Mehrwert schafft und sich nahtlos in bestehende Arbeitsabläufe integriert.

Für Baustoff Brandes ist kinisto damit ein zentraler Baustein der digitalen Transformation – und ein weiteres Kapitel in der über 125-jährigen Geschichte eines Unternehmens, das Tradition und Innovation erfolgreich verbindet.