Baustoffvertrieb

5 Gründe, warum die Angebotserstellung so aufwendig ist

und wie sich der Prozess mit der KI-Software kinisto automatisieren lässt

In der schnelllebigen Welt des Baustoffhandels kann die effiziente Bearbeitung von Angebotsanfragen über Erfolg oder Misserfolg entscheiden. Doch oft ist die Angebotserstellung ein langwieriger Prozess. Baustoffhersteller und -händler verwenden oft mehr als 1.000 Personentage pro Jahr für die Bearbeitung von Angebotsanfragen, selbst bei mittelständischen Unternehmen.

Wir werfen einen Blick auf die häufigsten Zeitfresser bei der Angebotserstellung. Zudem zeigen wir, wie sich der Prozess mithilfe von kinisto automatisieren lässt. Die KI-Software wurde speziell für die Angebotserstellung bei Baustoffherstellern und -händlern entwickelt.

Jede Position muss sorgfältig geprüft werden, auch wenn viele irrelevant sind

Leistungsverzeichnisse (LVs) sind oft seitenlange PDF-Dokumente, die manuell durchgearbeitet werden müssen. Mitarbeiter verbringen oft Stunden damit, durch Hunderte von Seiten zu scrollen, was nicht nur ineffizient ist, sondern auch ermüdend und demotivierend.

Diese Tätigkeit bindet wertvolle Ressourcen und verhindert, dass sich Fachkräfte auf produktivere Aufgaben konzentrieren können. Für Unternehmen bedeutet dies erhebliche versteckte Kosten durch verlorene Produktivität und möglicherweise verpasste Geschäftschancen.

kinisto kann LVs automatisch auslesen und relevante Positionen hervorheben. Die KI-gestützte Technologie analysiert blitzschnell selbst umfangreiche Dokumente und markiert die für das Unternehmen relevanten Positionen. So haben Mitarbeiter einen schnellen Überblick und sparen wertvolle Zeit.

Die Daten müssen in führende Systeme übertragen werden

Die gefundenen Positionen müssen händisch ins ERP- oder CRM-System übertragen werden - ein zeitraubender und fehleranfälliger Prozess. Diese monotone Aufgabe ist nicht nur ineffizient, sondern auch frustrierend für qualifizierte Mitarbeiter, die ihr Potenzial nicht voll ausschöpfen können. Übertragungsfehler sind dabei keine Seltenheit, was zu kostspieligen Folgefehlern im Angebotsprozess führen kann.

Die Zeit, die für diese manuelle Dateneingabe aufgewendet wird, summiert sich im Laufe eines Jahres zu erheblichen Personalkosten, die für wertschöpfendere Tätigkeiten eingesetzt werden könnten.

kinisto ermöglicht die automatische Übertragung von Daten aus LVs (auch PDFs) direkt ins System. Die Informationen werden nicht nur extrahiert, sondern überträgt diese auch lückenlos in Ihre bestehenden Systeme übertragen. Das reduziert die Fehlerquote, beschleunigt den gesamten Prozess erheblich und befreit Ihre Mitarbeiter von zeitraubenden Routineaufgaben.

Oft ist tiefes Produktwissen und aufwändige Recherche notwendig

Für jede Position im LV muss das passende Produkt aus dem eigenen Sortiment gefunden werden. Bei umfangreichen Katalogen kann dies viel Zeit in Anspruch nehmen. Mitarbeiter müssen oft zwischen verschiedenen Systemen und Datenbanken hin- und herwechseln, was nicht nur zeitaufwändig ist, sondern auch zu mentaler Ermüdung führt.

Diese ineffiziente Recherche verhindert, dass Angebote schnell erstellt werden können, was in einem wettbewerbsintensiven Markt zu verpassten Chancen führen kann. Zudem führt die Frustration über diese zeitraubende Tätigkeit oft zu Frustration und kann langfristig zu erhöhter Mitarbeiterfluktuation beitragen.

kinisto schlägt automatisiert zu Anfragen passende Produkte vor. Die intelligente Software analysiert den die Inhalte der angefragten Positionen und empfiehlt Produkte aus dem eigenen Produktportfolio. Mit jedem fertigen Angebot lernt die Software dazu. Das bedeutet, mit der Zeit werden die Vorschläge immer präziser, was die Recherche drastisch verkürzt.

Es gibt keine gute Übersicht und Möglichkeit zu filtern bzw. zu priorisieren

Ohne ein effizientes System zur Priorisierung von Anfragen, können wichtige Termine übersehen werden. Zudem fehlt oft der Überblick über den Bearbeitungsstand. Für das Unternehmen bedeutet dies ein erhöhtes Risiko, lukrative Aufträge zu verlieren, weil Angebote nicht rechtzeitig eingereicht werden.

Die fehlende Transparenz erschwert zudem die effektive Ressourcenplanung und kann zu Überlastung einzelner Teammitglieder führen, während andere möglicherweise nicht ausgelastet sind.

kinisto fungiert als zentrale Plattform zur Anfrageverwaltung, und hilft so, Prioritäten zu setzen und den Überblick zu behalten. Features wie Filterfunktionen und Kollaborationsmöglichkeiten erleichtern die Priorisierung und die Teamarbeit. Mithilfe der Software lassen sich einfach Fristen überwachen, sodass keine wichtige Anfrage übersehen oder das Angebot zu spät abgegeben wird. Durch die zentrale Verwaltung haben alle Teammitglieder stets Zugriff auf den aktuellen Stand jeder Anfrage.

Die Menge an Anfragen und Abgabetermine setzten das Team unter Druck

Enge Fristen und der Zwang zu wettbewerbsfähigen Angeboten erzeugen enormen Druck auf die Mitarbeiter im Baustoffvertrieb. Die Notwendigkeit, schnell und präzise zu arbeiten, kann zu Stress und Überlastung führen. Gleichzeitig müssen die Angebote preislich attraktiv sein, um im hart umkämpften Markt bestehen zu können.

Dieser Balanceakt zwischen Schnelligkeit und Wirtschaftlichkeit kann die Qualität der Angebote beeinträchtigen und zu Fehlern führen. Langfristig kann dieser konstante Druck zu Burnout und erhöhter Mitarbeiterfluktuation führen, was wiederum die Effizienz und das Betriebsklima negativ beeinflusst.

kinisto hilft, den Zeit- und Wettbewerbsdruck zu reduzieren, indem es den gesamten Angebotsprozess beschleunigt und optimiert. Durch die Automatisierung zeitraubender Aufgaben können Mitarbeiter sich auf strategische Aufgaben und die individuelle Kundenbetreuung konzentrieren. Die Software ermöglicht es, schneller zu reagieren, ohne dabei die Qualität zu vernachlässigen. Dies führt zu einem verbesserten Arbeitsprozess für die Mitarbeiter und einer gesteigerten Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.

Durch den großen administrativen Aufwand bei der Bearbeitung von Anfragen bleibt oft zu wenig Zeit für die individuelle Kundenbetreuung und aktive Verkaufstätigkeiten. Dies führt nicht nur zu Frustration bei den Mitarbeitern, sondern auch zu verpassten Upselling- und Cross-Selling-Möglichkeiten. Langfristig kann dies die Kundenbindung beeinträchtigen und zu einem Rückgang der Kundenzufriedenheit führen, was sich wiederum direkt auf den Unternehmenserfolg auswirkt.

Baustoffhersteller und -händler, die auf moderne Technologien und optimierte Prozesse setzen, positionieren sich damit nicht nur als innovative Partner, sondern sichern sich auch einen nachhaltigen Wettbewerbsvorteil.

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