Angebotserstellung erfordert im Vertriebsinnendienst erhebliche Ressourcen. Doch was geschieht, wenn moderne Angebotssoftware im Bau durch KI-Funktionen zahlreiche Arbeitsschritte automatisiert? Bauzulieferer, die auf fortschrittliche Software vertrauen, können den Zeitaufwand für Angebotsabwicklungen erheblich verringern und qualifizierte Mitarbeiter entlasten. Die Zeitersparnis beträgt oft weit mehr als 50 Prozent bei der Anfragenbearbeitung.

Leistungsverzeichnis-Bearbeitung als zeitintensive Daueraufgabe?

Nahezu alle Baustoffhersteller und -händler stehen vor derselben Herausforderung: Der Innendienst verwendet einen erheblichen Anteil seiner Arbeitszeit für die Angebotserstellung – insbesondere für die Bearbeitung von Leistungsverzeichnissen.

Bei jeder eingehenden Anfrage stehen folgende Arbeitsschritte an:

• Durcharbeitung des Leistungsverzeichnisses (oft mehrseitige PDF-Dokumente) und Identifikation relevanter Positionen

• Übertragung der LV-Daten in die entsprechenden Unternehmenssysteme

• Zuordnung geeigneter Produkte zu sämtlichen relevanten Leistungsverzeichnis-Positionen

Dieser arbeitsintensive Prozess bindet wertvolle Fachressourcen und verursacht dadurch gleichermaßen erhebliche Kosten.

Hintergrund: Diese Arbeitsschritte ließen sich früher aufgrund ihrer Komplexität nur schwer automatisieren. Zahlreiche mittelständische Betriebe wenden also weiterhin mehr als 1.000 Arbeitstage jährlich für die händische Anfragenbearbeitung auf.

Angebotssoftware im Bau als digitaler Assistent

Durch kontinuierliche Fortschritte in der KI-Technologie entstehen völlig neue Perspektiven – Betriebe, die auf spezialisierte Angebotssoftware im Bau setzen, können den Zeitbedarf für LV-Bearbeitung und Angebotserstellung oft um mehr als die Hälfte reduzieren. Vertriebsmitarbeiter müssen deutlich weniger manuelle Tätigkeiten ausführen, gewinnen bessere Übersicht und können effizienter Prioritäten setzen.

Im gesamten Ablauf kann moderne Software für Baustoffhandel zur Automatisierung der Angebotserstellung den Vertrieb erheblich entlasten.

Die wichtigsten Funktionen einer KI-gestützten Angebotssoftware im Bau:

Vereinfachte Verwaltung von Anfragen

Eine zeitgemäße Angebotssoftware für Bau bietet zusätzlich zahlreiche Funktionen, die das Management von Anfragen und die gesamte Angebotserstellung deutlich erleichtern. Die Software fungiert als zentrale Steuerungseinheit für sämtliche eingehende Anfragen und stellt eine systematische Alternative zur bisherigen E-Mail- und dateibasierten Arbeitsweise dar. Die Software für Baustoffhandel identifiziert beispielsweise nicht nur die LV-Positionen, sondern auch Grunddaten wie Projektbezeichnungen und Einreichungsfristen.

In der Anfragenübersicht können Mitarbeiter rasch filtern, priorisieren und mit einem Klick alle Anfragendetails einsehen. Mittels intelligenter Filtermöglichkeiten können Vertriebsteams Anfragen nach unterschiedlichen Gesichtspunkten ordnen – beispielsweise nach Abgabeterminen oder der Anzahl zu kalkulierender Positionen. Kollaborationsfunktionen ermöglichen dabei eine reibungslose Zusammenarbeit über Team- und Standortgrenzen hinweg. Nach Abschluss der LV-Bearbeitung erfolgt zumeist die direkte Datenübertragung an das Nachfolgesystem (üblicherweise das ERP). Alternativ kann das Angebot direkt aus der Software generiert werden.

Automatische Positionserkennung in Leistungsverzeichnissen

Durch den Einsatz künstlicher Intelligenz erfasst die Angebotssoftware für Bau eingehende Anfragen inklusive Leistungsverzeichnisse vollständig (einschließlich umfangreicher PDFs und eingescannter Dateien). Die Software erkennt automatisch die für das jeweilige Unternehmen angebotsrelevanten Punkte und stellt diese strukturiert dar. Eine manuelle Recherche oder Abschrift der Daten wird überflüssig. Die Mitarbeiter erhalten sofortigen Überblick über die zu bearbeitenden LV-Inhalte.

KI-gestützte Produktempfehlungen für LV-Positionen

Intelligente Software für Baustoffhandel unterbreitet dem Bearbeiter im Anschluss automatisch geeignete Produktvorschläge aus dem Firmensortiment zu den einzelnen Positionen. Die Angebotssoftware für Bau übernimmt dabei auch Mengenangaben und Einheiten unmittelbar aus den Leistungsverzeichnissen. Die Mitarbeiter können daher zügig die Vorschläge überprüfen, anstatt selbst aufwendig zu recherchieren. Außerdem: Die Bau-Software entwickelt sich kontinuierlich weiter. Mit jedem abgeschlossenen Angebot, das mit der Angebotssoftware für Bau erstellt wurde, verbessert sich die Präzision der Vorschläge.

Praxiserprobte Erfolge mit Angebotssoftware für Bau

Die Leistungsfähigkeit moderner Software für Baustoffhandel zeigt sich bereits in der praktischen Anwendung. Unternehmen unterschiedlicher Größenordnungen verzeichnen beachtliche Produktivitätszuwächse durch den Einsatz der intelligenten Angebotssoftware kinisto. Beispielsweise konnte Greenleaf, ein führender Spezialist für urbane Landschaftsgestaltung, die Prozesseffizienz bei der Angebotserstellung um mehr als 55 Prozent steigern.

Die Zeitgewinne entstehen hauptsächlich durch die Verringerung manueller Dateneingaben und die Automatisierung wiederkehrender Tätigkeiten. Gleichzeitig verschafft die beschleunigte Angebotsabgabe Wettbewerbsvorteile gegenüber Konkurrenten mit herkömmlichen Arbeitsabläufen. Qualifizierte Fachkräfte werden von wiederkehrenden Aufgaben befreit und können für wertschöpfende Aktivitäten wie Kundenbetreuung, technische Beratung oder strategische Verkaufsmaßnahmen eingesetzt werden.

Wann lohnt sich der Einsatz einer Angebotssoftware im Bau?

Eine KI-gestützte Angebotssoftware im Bau zur Automatisierung der Angebotserstellung kann die Mitarbeiter erheblich entlasten, insbesondere bei hohem Anfragenaufkommen.

• Bearbeitet der Vertrieb mehrere hundert oder sogar tausende Anfragen jährlich, stellt die Automatisierung des Prozesses durch Software für Baustoffhandel einen bedeutenden Hebel dar.

• Dies trifft natürlich ebenso zu, wenn die Anfragenbearbeitung besonders zeitaufwendig ist – dann kann sich der Einsatz einer Angebotssoftware für Bau bereits bei geringerem Anfragevolumen rechnen.

• Kann der Vertrieb die Menge eingehender Anfragen kaum bewältigen und/oder gibt häufig Angebote verspätet ab, deutet das ebenfalls darauf hin, dass der Einsatz einer spezialisierten Bau-Software sinnvoll ist.

Für Unternehmen, die gegenwärtig einen hohen Aufwand bei der Angebotserstellung verzeichnen, ist die rechtzeitige Implementierung einer Automatisierungslösung, wie einer intelligenten Angebotssoftware für Bau, eine wertvolle Gelegenheit, sich einen Wettbewerbsvorteil zu sichern.

Integration und Umsetzung: Angebotssoftware für Bau nahtlos einführen

Als cloudbasierte Software-as-a-Service-Lösung fügt sich die praxiserprobte Bau Software kinisto problemlos in bestehende IT-Infrastrukturen ein. Die Software verfügen über Schnittstellen zu ERP-, CRM- und PIM-Systemen und ermöglichen damit einen bidirektionalen Datenaustausch ohne Medienbrüche.

Dabei ist die professionelle Angebotssoftware im Bau bereits in kürzester Zeit betriebsbereit, ohne aufwendige Installationen oder langwierige IT-Projekte. Die Software erfüllt sämtliche Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und wird ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union betrieben.

Die Angebotssoftware im Bau: kinisto

kinisto ist die KI-gestützte Angebotssoftware für Bau zur Automatisierung der Angebotserstellung und hat sich bereits bei vielen namhaften Baustoffhändlern und -herstellern als zentraler Baustein für effizienteres Anfragemanagement im Einsatz bewährt. Darunter Unternehmen wie Schüttflix, Beinbrech, SCHAKO und KWC.

Mit der intelligenten Software für Baustoffhandel lassen sich Anfragen deutlich schneller abwickeln, besser strukturieren und komfortabler verwalten. kinisto unterstützt als modernste Bau-Software den Vertriebsinnendienst im kompletten Angebotsprozess – von der Anfragenverwaltung über die LV-Bearbeitung bis zur KI-gestützten Produktzuordnung.