Wie lange ein Intelligent Document Processing (IDP)-Projekt dauert
Bis zur fertigen Implementierung einer Lösung für KI-basierte Dokumentenverarbeitung ist der Weg nicht so weit wie viele annehmen. In der Regel kann eine Lösung für das Intelligent Document Processing innerhalb von wenigen Wochen produktiv im Unternehmen eingesetzt werden und so sehr schnell bares Geld sparen. Wir zeigen auf, wie das abläuft.
In vier Schritten zum Ziel: Alle folgenden Zeitangaben beziehen sich auf die reine Dauer und nicht auf die benötigten Personentage. Natürlich sind die Angaben Richtwerte – exakt benötigte Zeiten hängen immer von der Komplexität der einzelnen Projekte ab.
1. Individuelles Automatisierungskonzept
nach ca. 3 Tagen bis 2 Wochen
Zum Projektstart erfolgt zunächst die Klärung elementarer Fragen zum Design der individuellen Prozesslösung: welche Dokumente werden verarbeitet, welche Informationen sollen extrahiert werden und was soll mit diesen Informationen geschehen. Auf Basis der Ergebnisse wird ein individuelles Automatisierungskonzept für diesen Prozess erstellt.
Bei weniger komplexen Projekten kann das Konzept bereits im Rahmen der Vorgespräche erstellt werden. Für komplexere Extraktions- oder Klassifikations-Ziele, vielschichtige Prozessabläufe oder spezielle Voraussetzungen dauert die Konzeptionsphase entsprechend länger.
2. Trainierte KI-Modelle
nach ca. 2 bis 4 Wochen
Das Herzstück der Lösung ist das KI-Modell bzw. die KI-Modelle. Sie sorgen für die Klassifikation und die Extraktion der spezifischen Informationen. Die Modelle werden zu diesem Zweck trainiert – die KI lernt also genau die gewünschten Informationen zu erkennen, auszugeben und ggf. sogar diese bereits einzuschätzen. Dazu werden in der Regel Trainingsdaten benötigt – also Beispieldokumente, anhand derer die KI-Modelle trainiert werden können. In diesem Schritt kann auch der später erreichte Automatisierungsgrad anhand repräsentativer Beispiele bereits gemessen werden.
Das Training eines neuen KI-Modells dauert, abhängig von der Komplexität der Extraktion-Aufgabe und der Dokumentenformate, in der Regel zwei bis vier Wochen.
Für Standard-Dokumente, wie Rechnungen, kann auf bestehende KI-Modelle zurückgegriffen werden – es ist dann höchstens eine leichte Anpassung (weniger Tage) nötig.
Damit erkennt die Software zuverlässig die gewünschten Informationen (Erkennungsraten zwischen > 96 % und > 99% sind die Regel).
3. Integrierte Prozesslösung
nach ca. 4 bis 8 Wochen
Sind die KI-Modelle einmal trainiert, können sie in die Software integriert werden. So entsteht eine ganzheitliche Prozess-Lösung. Der genaue Funktionsumfang ist individuell – umfasst in der Regel Funktionalitäten für Dokumenteneingang, Workflows, Review und Export der Dokumente.
In vielen Fällen kann die Software basierend auf bestehenden Modulen und Integrationsmöglichkeiten konfiguriert werden. Das nimmt üblicherweise ein bis zwei Tage in Anspruch. Bei individuellen Workflows oder Integrationen ist der Aufwand höher. Soll die Lösung on-premise betrieben werden, muss zusätzlich Zeit für die Installation eingeplant werden.
Abbildung: Review-Interface für KI-Dokumentenverarbeitung von Verträgen
4. Betrieb und Optimierung
ab ca. 4 bis 8 Wochen
Selbstverständlich wird nach Inbetriebnahme weiterführend optimiert. Die fertige Lösung kann entweder als Cloud-Service genutzt oder on-premise betrieben werden. In beiden Fällen werden Korrekturen, die die Benutzer:innen an der Extraktion vornehmen, für die weitere Optimierung der KI-Modelle genutzt.
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