Dokumentenanalyse mit KI

24.01.2023

Von der Automatisierung einzelner Arbeitsschritte am Dokument bis hin zur Schaffung einer Grundlage für die strategische Entwicklung des Angebotsportfolios – automatisierte Dokumentenanalyse birgt enormes Potential für Unternehmen.

Was bedeutet Dokumentenanalyse-KI

Neueste Technologie extrahiert Informationen zuverlässig

Die Dokumentenanalyse ist die Basis für automatisierte Dokumentenverarbeitung und ein wichtiger Baustein bei der Digitalisierung zahlreicher Geschäftsprozesse. Es geht darum, wichtige Informationen aus Dokumenten, wie zum Beispiel Rechnungen, Lieferscheinen oder Verträgen zu erkennen und in strukturierter Form verfügbar zu machen. Dokumentenanalyse mittels KI-Technologie ermöglicht es, selbst komplexe Informationen aus nicht standardisierten Dokumenten auszuwerten – schnell und präzise.

Von der Theorie ins Unternehmen

Dokumentenanalyse im praktischen Einsatz

Intelligente Verarbeitung selbst von komplexen und langen Dokumenten

Der Einsatz von KI-basierter Dokumentenanalyse spart nicht nur Zeit, sondern kann den gesamten Arbeitsprozess revolutionieren. Es lassen sich nicht nur Informationen aus „klassischen“ Belegdokumenten, wie z.B. Rechnungen, extrahieren – auch komplexe Dokumente, wie Verträge oder wissenschaftliche Studien, lassen sich automatisiert auf bestimmte Inhalte untersuchen. Das kann eine Vertragsklausel sein oder das Resultat einer medizinischen Behandlung. Die KI erkennt bei der Dokumentenanalyse Inhalte unabhängig von der genauen Formulierung und auch unabhängig davon, wo genau im Dokument die Information steht.

Informationsverfügbarkeit

Allein dadurch, dass die Dokumentenanalyse durch die KI „technisch“ erfolgt, ist es möglich, große Mengen an Text schnell und strukturiert zu prüfen – bislang ein organisatorisch aufwendiger und personalintensiver Prozess, der oft realistisch gar nicht möglich war. Hunderte von Vertragsdokumenten prüft die KI-basierte Dokumentenanalyse in kürzester Zeit auf bestimmte Inhalte und macht diese, bislang „versteckten“ Informationen zugänglich.

Schnellere, präzisere Verarbeitung

So lassen sich nicht nur die Erkennungsraten bei der Dokumentenanalyse „klassischer“ Belegdokumente erheblich steigern, sondern auch Informationen automatisiert auslesen, die bislang nur durch Personaleinsatz verfügbar wurden.

Vorteile der Dokumentenanalyse mit KI

Zeitersparnis

Automatisierte Dokumentenanalyse ermöglicht die schnellere Verarbeitung – was die Effizienz steigert und vor allem die Prozesse insgesamt massiv beschleunigt.

Kosteneinsparungen

Automatisierte Dokumentenanalyse reduziert die Kosten für Personal und Materialien, die für manuelle Prozesse erforderlich sind. Zudem reduziert sich die Anzahl an Fehlern und die damit verbundenen Kosten (Zeiteinsatz, Kundenverlust oder tatsächliche Geldbeträge) entfallen.

Qualitätssteigerung

Dokumente präziser und genauer zu verarbeiten: Dokumentenanalyse mit KI reduziert die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und steigert somit die Qualität der Ergebnisse maßgeblich.

Skalierbarkeit

Einmal implementiert – für die Zukunft aufgestellt: KI-basierte Dokumentenanalyse kann problemlos auch für eine größere Zahl von Dokumenten eingesetzt werden. Unternehmen können somit schnell ihre Prozesse an wachsende Anforderungen anpassen.

Compliance

Alle Prozesse müssen den geltenden rechtlichen und regulatorischen Anforderungen entsprechend laufen. KI-basierte Dokumentenanalyse macht es möglich, dies auch bei kritischen Schritten in der Verarbeitung von Dokumenten sicherzustellen.

Datenverfügbarkeit

Daten, die sonst gar nicht erst in dieser Form vorliegen könnten, lassen sich mittels KI-basierter Dokumentenanalyse schnell auslesen – selbst aus großen Mengen an Dokumenten. Auch nachfolgend sind die Informationen aus neu eintreffenden Dokumenten durch die Dokumentenanalyse (fast) sofort verfügbar. Ein wichtiger Faktor z.B. für strategische oder unternehmerische Entscheidungen.

Automatisierung von Workflows

Automatisierte Dokumentenanalyse ermöglicht es, Dokumente automatisch an die richtigen Personen oder Abteilungen zu leiten – abhängig von den enthaltenen Informationen.

So funktioniert die Dokumentenanalyse-KI

“Intelligent Document Processing” - Technologie für Prozessautomatisierung

Basis-Dokumentenanalyse & Klassifikation

Dokumente aus allen gängigen Eingangskanälen lassen sich verarbeiten. Die KI-basierte Dokumentenanalyse erkennt zunächst den Dokumententyp (Rechnung, Vertrag, etc.), die Sprache und die enthaltenen Textbausteine. Diese werden gleich auf bestimmte Merkmale geprüft und dann in die richtigen Folgeprozesse gleitet.

Extraktion der relevanten Informationen

Die KI-basierte Dokumentenanalyse erkennt die gewünschten Inhalte im Kontext (visuell und sprachlich). Zum Einsatz kommt Natural Language Processing (NLP) auf Basis von Deep Learning Technologie. Hierbei werden alle im Dokument enthaltenen Textbausteine in Beziehung zueinander gesetzt, was es ermöglicht, komplexe Zusammenhänge zu erkennen – unabhängig vom Dokumentenaufbau, dem Format und der genauen Formulierung im Text. Die KI liest auf menschlichem Niveau.

Die relevanten Informationen zu erkennen lernt die Dokumentenanalyse-KI anhand von (wenigen) Trainingsdokumenten. Einmal trainiert kann das „KI-Modell“ die gewünschten Informationen zuverlässig und mit sehr hoher Präzision auslesen.

Qualitätssicherung & Datenabgleich

Kommt ein System zur intelligenten Dokumentenanalyse zum Einsatz, wird dieses in der Regel nahtlos in bestehende Systemlandschaften integriert. So kann der Abgleich mit bestehenden Daten in führenden Systemen (z.B. ERP, CRM) problemlos erfolgen.

Zudem ist der „Human-in-the-Loop“ nach wie vor Bestandteil von Lösungen zur Dokumentenanalyse – insbesondere bei der Auswertung komplexer Informationen. Das bedeutet, es gibt die Möglichkeit, die extrahierten Informationen „persönlich“ zu prüfen und zu editieren. Das System zur Dokumentenanalyse gibt bereits an, welche Inhalte mit welcher „Konfidenz“ erkannt wurden. So ist dieser Prozessschritt ebenfalls sehr effizient.

Folge-Workflows & Anbindung

Die durch die Dokumentenanalyse-KI extrahierten Informationen werden gezielt übergeben. Welcher nachgelagerte Prozess angesteuert wird ist branchen- bzw. unternehmensindividuell und richtet sich nach den Anforderungen sowie der bestehenden IT-Landschaft. Die Daten lassen sich direkt exportieren oder es können spezifische Workflows (auch abhängig vom Informationstyp) gestartet werden.

Software für Dokumentenanalyse

Das KI-System für Dokumentenanalyse

Effiziente Prozessautomatisierung am Dokument

Mit kinisto lassen sich Informationen aus Dokumenten jeglicher Länge und Komplexität in strukturierte Daten umwandeln und schnell weiterverarbeiten – unabhängig vom Eingangskanal, der Formate oder dem Aufbau von Dokumenten. kinisto geht einen großen Schritt weiter als herkömmliche Systeme zur Dokumentenanalyse. Basierend auf Natural Language Processing (NLP) mit Deep Learning-Verfahren erkennt kinisto Informationen im Kontext und macht sie verwertbar.

Als Spezialist für Dokumentenanalyse mit KI-Technologie im praktischen Einsatz beraten wir Sie gerne!

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